Conservazione dei dati
Ultimo aggiornamento: luglio 2026
Il GDPR prevede che i dati personali siano conservati solo per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità dichiarate (art. 5, par. 1, lett. e). Questa pagina descrive i periodi di conservazione specifici per ogni tipo di dato trattato da 123SorveglianzaSanitaria.
Principio di limitazione della conservazione
Non conserviamo i dati "a titolo precauzionale" o indefinitamente. Al termine del periodo di conservazione, i dati sono:
- Cancellati definitivamente dal database e dai backup;
- Anonimizzati in modo irreversibile, se necessario a fini statistici;
- Conservati solo per obbligo di legge (ad esempio, per fini fiscali o di controllo), secondo le norme di settore.
Tabella dei periodi di conservazione
| Tipo di dato / Finalità | Periodo di conservazione | Note |
|---|---|---|
| Richieste di contatto (nome, email, messaggio) | 24 mesi | Dalla data di ricezione della richiesta. Decorsi i termini, i dati sono cancellati se non è sorto un rapporto contrattuale. |
| Richieste di preventivo (dati aziendali, contatti, numero addetti) | 36 mesi | Dalla data di invio. Periodo esteso per finalità di gestione commerciale e analisi di mercato (se hai prestato consenso al marketing). |
| Dati tecnici di sicurezza (IP hash, user agent, timestamp) | 90 giorni | Conservati per fini di antiabuso, tracciamento del consenso e sicurezza. Dopo 90 giorni sono cancellati in modo irreversibile. |
| Registrazioni del consenso (checkbox privacy, marketing) | Fino a revoca + 3 anni | Conserviamo la prova del consenso per 3 anni dopo la revoca, ai fini di tutela in giudizio. Art. 7 GDPR consente di revocare il consenso in qualsiasi momento. |
| Richieste di esercizio diritti GDPR (DSAR: accesso, rettifica, cancellazione, ecc.) | 24 mesi | Dalla data di ricezione della richiesta. Conserviamo la documentazione per dimostrare l'avvenuta risposta e per tutela legale. |
| Log di accesso (chi, quando, quale operazione) | 90 giorni | I log di accesso al database sono conservati per audit e sicurezza. Dopo 90 giorni sono cancellati. |
| Backup automatici (copie dei dati in caso di disaster recovery) | 30 giorni | I backup sono conservati per recupero da incidenti. I backup superati sono cancellati automaticamente dalla piattaforma di hosting. |
| Email di comunicazione (riscontri, conferme, notifiche) | 24 mesi | Conservate per prova della comunicazione. Gli allegati (se forniti) seguono il periodo della richiesta principale. |
| Dati di pagamento / Fatture (se applicabile: nome, IBAN, importo) | 10 anni | Conservati per obblighi fiscali e contabili (D.P.R. 695/1996, art. 2220 Codice Civile). Termine stabilito dalla normativa, non dalla nostra scelta. |
Conservazione oltre i periodi ordinari
Nei seguenti casi, i dati possono essere conservati oltre i termini ordinari:
- Rapporti contrattuali: se una richiesta di preventivo si trasforma in incarico, i dati sono conservati per il tempo necessario a gestire il contratto, la fatturazione e le obbligazioni fiscali (fino a 10 anni dalla fine del rapporto, per archiviazione legale).
- Reclami o controversie: se è in corso una controversia o un reclamo, i dati sono conservati fino alla risoluzione definitiva + termini di prescrizione.
- Obblighi di legge: se la norma lo richiede (ad esempio, antiriciclaggio, tracciamento dei consensi per privacy), il dato è conservato per il tempo prescitto dalla legge.
- Interessi legittimi verificati: se esiste un interesse legittimo provato (ad esempio, difesa legale, ricerca e sviluppo), il periodo può essere esteso; tuttavia, comunicheremo sempre la base giuridica in anticipo.
Cancellazione e anonimizzazione
Cancellazione
Al termine del periodo di conservazione (o su tua richiesta esplicita in qualsiasi momento), i dati sono cancellati mediante:
- Eliminazione fisica da tutti i sistemi di produzione;
- Eliminazione dai backup (o attesa della scadenza naturale del backup);
- Conferma scritta della cancellazione (su richiesta esplicita tramite modulo DSAR).
Anonimizzazione
In alcuni casi, invece di cancellare, effettuiamo anonimizzazione (rimozione irreversibile degli identificatori):
- Rimozione di nome, email, telefono, azienda da record di richiedenti: manteniamo solo il conteggio aggregato (es. "50 richieste da Sicilia nel 2026").
- L’IP è già archiviato come hash, quindi è già anonimizzato.
Diritti riguardanti la conservazione
Puoi sempre:
- Richiedere accesso (art. 15 GDPR): scopri quali dati teniamo e per quanto tempo;
- Richiedere rettifica (art. 16 GDPR): se i dati sono inesatti;
- Richiedere cancellazione anticipata (art. 17 GDPR): prima del termine ordinario, se il trattamento non è più necessario;
- Richiedere limitazione (art. 18 GDPR): blocchiamo qualsiasi utilizzo fino a verifica di una tua contestazione;
- Richiedere portabilità (art. 20 GDPR): ricevi i tuoi dati in formato strutturato (ad es. JSON/CSV) per trasmetterli altrove.
Esercita questi diritti compilando il modulo DSAR.
Monitoraggio della conformità
Effettuiamo controlli periodici per assicurare che:
- I dati sono cancellati nei tempi dichiarati;
- Il personale rispetta la retention policy;
- I sub-processori (Supabase, Vercel) cancellano i dati secondo le scadenze;
- I backup sono gestiti correttamente e scaduti automaticamente.
Contatti
Per chiarimenti sulla conservazione di dati specifici o per esercitare i tuoi diritti, contattaci a info@123sorveglianzasanitaria.com.
Per ulteriori informazioni, consulta l’informativa privacy, la pagina sulla sicurezza dei dati e i diritti GDPR.